Dependiendo del negocio que se emprenda, hay casos en los que los autónomos o emprendedores precisan de un local comercial en el que llevar a cabo su actividad. Sin embargo, el desconocimiento acerca de los requisitos, licencias, documentos y otros datos puede llevar a problemas burocráticos y retrasos que repercuten negativamente.
Por este motivo, hemos elaborado una guía que puede ayudarte a explicar todo lo que debes tener en cuenta a la hora de abrir un local comercial en España de manera rápida y profesional.
¿Qué es un local comercial?
Antes de conocer cuáles son los documentos, requisitos y trámites necesarios para un local comercial, es importante definir este. Para ello, la Ley 7/1996, de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Minorista, en su artículo 2, establece la definición de un establecimiento comercial:
«Toda instalación inmueble de venta al por menor en la que el empresario ejerce su actividad de forma permanente; o toda instalación móvil de venta al por menor en la que el empresario ejerce su actividad de forma habitual».
Dicho de otra forma, un local comercial en España es un espacio físico en el que un emprendedor o empresario puede desarrollar su actividad.
Dependiendo de dicha actividad, se pueden encontrar diferentes tipos de locales, desde aquellos al por menor, como son tiendas de ropa, calzado, productos tecnológicos y otros; a locales de servicios, como agencias de viajes, inmobiliarias o centros de estética y belleza; de ocio y restauración o industriales como talleres o pequeñas fábricas.
Cómo elegir un local comercial
La elección de un establecimiento comercial no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Y es que esta puede influir en el éxito o no de un negocio. Según la actividad que se vaya a desarrollar será necesario un tipo de local y de entorno específico.
Por ese motivo, es importante que tengas en cuenta una serie de factores que influyen en esta elección. Entre ellos:
La ubicación del local comercial
El lugar donde se sitúe este local no puede ser decidido solo por el presupuesto que se tenga (o la cercanía o no al hogar), sino que es necesario establece una investigación basándonos en varios elementos:
- Flujo de gente: es decir, la cantidad de personas que pueden pasar por el local. Esto se traduciría en clientes potenciales.
- Accesibilidad: para verificar que ese local es accesible para clientes, pero también para proveedores.
- Competencia: el hecho de tener competidores cerca puede ser un beneficio o un perjuicio a tener en cuenta. Entre los beneficios está la posibilidad de acceder a clientes más interesados en la actividad del local; pero por contra, si la competencia está muy asentada, puede no ser viable.
Las dimensiones y distribución del espacio
Otro factor a tener en cuenta son las dimensiones del local, en cuanto al tamaño en metros cuadrados necesarios para desarrollar la actividad, así como la distribución del espacio para tener áreas de trabajo, exposición de productos, almacenamiento, zona de clientes, despacho, baños y otras zonas necesarias. Esto implica que, en algunos casos, haya que hacer obra para conseguir la mejor distribución y mejorar el estado general del local.
Junto con estos dos puntos, no hay que olvidar el tema de la ventilación y la iluminación.
El coste
Un local comercial en España puede ser alquilado o comprado. Esto dependerá del presupuesto que se tenga, así como de la elección a tomar. En el caso de un alquiler, conviene revisar el contrato para entender todos los términos antes de firmarlo.
Si se adquiere mediante compra, esto puede influir en la viabilidad financiera del autónomo, emprendedor o empresa.
El cumplimiento de la normativa legal
Por último, un local comercial debe cumplir con las normativas urbanísticas y comerciales del lugar en que se encuentre este inmueble. Para ello, es importante acudir al Ayuntamiento e informarse de qué normativas, licencias y permisos son obligatorios o necesarios de cumplir.
Trámites y requisitos para abrir un local comercial
Los trámites para abrir un local comercial son variados. Atendiendo a la Plataforma Pyme, donde se establecen los trámites para la puesta en marcha de una empresa, se puede ver cómo estos son bastante elevados y dependerán del tipo de negocio que se lleve a cabo. Igualmente, el Ministerio de economía, comercio y empresa también establece algunos datos a tener en cuenta sobre la implantación de establecimientos comerciales.
Con el objetivo de que puedas encontrar una guía más práctica y útil para saber qué trámites llevar a cabo, he dividido cada uno de estos por el lugar en que se debe solicitar. Así, tendrás:
En el Registro Mercantil
En el caso de que vayas a emprender creando una sociedad, es importante que acudas al Registro Mercantil para cumplir con estos trámites. En concreto:
- Inscripción de la sociedad, presentando los estatutos y la escritura pública.
- Legalizar los libros, ya que tendrás que llevar el de Actas, Registro de Socios, Registro de Contratos (si vas a tener a gente a tu cargo) y Registro de Acciones Nominativas.
- Libros contables, que son básicamente el diario (con haber y deber), inventario (para saber el stock con que cuentas en caso de vender productos), y el de cuentas anuales, muy relacionado con el diario.
En la Agencia Tributaria
En este caso, tendrás que solicitar:
- Alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. Este trámite se puede llevar a cabo de manera presencial u online, a través del modelo 036, para autónomos, o bien el 037, para personas jurídicas.
- CIF de empresa. Salvo que actúes como autónomo y ese local sea tu lugar de trabajo (ante lo cual tu número de DNI actúa como ese CIF).
- Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Es gratuito y puedes darte de alta en diferentes epígrafes, pero después deberás dividir tu ejercicio por los distintos epígrafes. Por ejemplo, si te das de alta en un epígrafe de alimentación y otro de servicios, dependiendo de lo que hagas, tendrás que llevar una doble contabilidad para cada ejercicio.
- Alta en el IVA. Según seas empresa o autónomo, el IVA tendrás que declararlo mensual o trimestralmente.
- Alta en el IRPF. Con declaración trimestral.
En la Seguridad Social
Una vez que has acudido a la Agencia Tributaria, el siguiente paso es hacerlo a la Seguridad Social, aunque los trámites pueden realizarse online. En esta ubicación se llevan a cabo dos trámites:
- Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
- Alta de los Socios y Administradores de la Seguridad Social, vinculándolos a la sociedad o a la participación en el capital social que se tenga.
En el Ayuntamiento de tu ciudad o localidad
En esta ubicación tendrás que personarte para solicitar una serie de licencias y medidas relacionadas con el negocio. Entre ellas:
- Licencia de apertura. Es indispensable para poder abrir y ejercer la actividad en el local comercial. Sin embargo, hay algunos negocios que no lo necesitan, como panaderías, carnicerías y pescaderías, tiendas de ropa, inmobiliarias o peluquerías que se desempeñen en un establecimiento comercial inferior a 300 metros cuadrados. En estos casos, el Ayuntamiento expide una declaración responsable o una comunicación previa. El precio de la licencia depende de las tasas del Ayuntamiento, así como del coste del proyecto técnico (el informe que se necesita para que evalúen la viabilidad o no del negocio).
- Licencia de obras. Esta sólo será necesaria cuando haya que realizar algún cambio en el establecimiento.
- Plan contra incendios. Obligatorio para todos los negocios en general.
- Medidas higiénicas y de insonorización. Sólo para algunos locales que estén relacionados con sanidad, alimentación o tratamiento de residuos. Igualmente, en discotecas y locales de restauración también pueden exigir estas medidas.
- Estudio de impacto acústico. Imprescindible para locales donde se vayan a realizar actividades que contaminen a través del ruido o de las vibraciones.
En una empresa de seguros
Aunque es opcional, nunca viene mal tener un seguro para el local comercial con el objetivo de proteger el inmueble y todo lo que haya en su interior. Se puede optar por una póliza de Responsabilidad civil del negocio como algo básico. Pero no está de más tener un seguro más completo en la medida que se pueda.
No todos estos trámites anteriores serán obligatorios. Dependerá del tipo de negocio que se vaya a instalar en ese local comercial.
Qué documentación técnica y profesional deberías tener
Además de cumplir con los trámites necesarios a la hora de abrir un local comercial, no está de más tener siempre disponibles una serie de documentos. En concreto:
- Todos aquellos relacionados con los trámites.
- Un plan de negocio con el que se sientan las bases de esta actividad a desarrollar.
- El proyecto técnico, que se presenta para obtener la licencia de apertura y que está elaborado por un arquitecto, arquitecto técnico o ingeniero cualificado.
- Un plan contra incendios, con medidas de prevención y el protocolo a seguir en caso de que ocurra este evento.
Basándonos en el tipo de negocio puede ser necesario alguna documentación específica más de las citadas anteriormente.
