En España, más de 3,5 millones de personas trabajan por cuenta propia, enfrentándose no solamente a las circunstancias propias de su mercado, sino también a un sistema administrativo que, en lugar de facilitar su camino, parece estar diseñado para complicarlo. Sólo para darse de alta en el RETA, los autónomos tienen que consultar hasta 11 páginas web, según un reciente informe
El 93% de las plataformas oficiales analizadas en el estudio «¿Autónomos dependientes?» (8 estatales, 10 autonómicas y 22 locales) utilizan un lenguaje excesivamente técnico, cargado de jerga administrativa y referencias legales, que resultan incomprensibles para la mayoría de la población.
Se trata de dos de las conclusiones más destacadas que se desprenden de un estudio llevado a cabo por la consultoría estratégica Prodigioso Volcán, una firma especializada que trabaja desde hace una década y media con administraciones y grandes compañías para mejorar e intercambio de información con la ciudadanía.
Esta falta de claridad no sólo genera frustración, sino que obliga a muchos emprendedores a recurrir a gestorías y asesorías, incurriendo en un coste adicional que podría haberse evitado con un diseño y comunicación más efectivos. De forma que la complejidad y dispersión de la información afectan de manera directa al emprendimiento, especialmente entre quienes no cuentan con recursos suficientes para buscar apoyo externo. “Comunicar de forma clara requiere un esfuerzo, pero es posible. La claridad no está reñida con la precisión”, señalaron a este diario Judith González y Ana Pina, expertas en Comunicación Clara y coautoras del informe. “Es importante contar con un equipo de perfiles diversos (juristas, lingüistas o redactores especializados, diseñadores de experiencia de usuario, de interacción, profesionales en accesibilidad…) para garantizar que la comunicación sea precisa, clara y eficaz”.
El 75% de las webs oficiales podrían contener datos desactualizados
El informe destaca que darse de alta como autónomo en España puede convertirse en un verdadero laberinto digital. Para completar los cuatro o cinco trámites necesarios, como el alta en la Seguridad Social o en Hacienda, los futuros autónomos deben navegar por múltiples portales que rara vez ofrecen información coherente. Por ejemplo, según el estudio, el 75% de las páginas web oficiales no incluye la fecha de su última actualización, dejando a los usuarios en la incertidumbre sobre la validez de los datos consultados.
En algunos casos, se han detectado textos desfasados con referencias a normativas ya caducas, como aquellas que mencionan requisitos “obligatorios a partir de 2018”. Esta situación, además de generar confusión, puede dar lugar a errores graves en el cumplimiento de los trámites. A esto se suma que siete de cada diez páginas oficiales (el 69%) no explican claramente los pasos a seguir antes de que el usuario comience el proceso, dejando a los autónomos sin una guía básica que les permita orientarse en la selva burocrática.
El problema se agrava porque no existe un portal centralizado que reúna toda la información necesaria, obligando a los profesionales emprendedores a consultar distintas webs de administraciones estatales, autonómicas y locales. Y este panorama fragmentado, no solamente dificulta el acceso a los datos, sino que también genera contradicciones entre las diferentes plataformas. “Centralizar la información simplificaría el proceso de búsqueda, pero también el proceso de actualización del contenido en las plataformas. Nos hemos encontrado con mucha información desactualizada y dispersa, este es un problema relativamente común en las webs de las administraciones en España”, continuaron Judith González y Ana Pina. “Esa centralización haría la vida más fácil, tanto a los autónomos, como a las propias administraciones”.
Sólo un 7% de las páginas oficiales utilizan recursos multimedia para ayudar a los autónomos
Otro de los hallazgos del informe es la escasez de recursos multimedia en las webs destinadas a los autónomos; por no hablar de su discriminación hacia la población discapacitada. Sólo un 7% de estas utiliza vídeos o piezas de audio como herramientas de apoyo, un dato sorprendente en plena era digital. Estos recursos, según los expertos, facilitarían la comprensión de los trámites, aparte de que también podrían reducir la carga de trabajo de los funcionarios encargados de atender consultas por otras vías. “En este tipo de procesos que se componen de muchos pasos, el lenguaje visual y el diseño instruccional son herramientas potentísimas”, señalaron las expertas. “Es necesario representar el contenido complejo de forma gráfica para ayudar a su comprensión. Las infografías, por ejemplo, ayudan a mostrar información extensa y compleja de forma ágil para facilitar su comprensión”.
En términos de contenido, el informe revela que el 60% de las webs presentan textos planos, sin jerarquías claras, ni elementos visuales que guíen al lector. Esto dificulta la identificación de la información más relevante y aumenta la probabilidad de errores. Por otro lado, un tercio de las plataformas abusa de recursos gráficos, como tablas o diagramas, que no están bien integrados y terminan generando más ruido que claridad.
Este panorama desalentador constituye todo un problema de comunicación. Pero además supone un impacto directo en la percepción que los autónomos tienen de las administraciones públicas. La falta de claridad y apoyo alimenta una sensación de desconfianza hacia las instituciones, lo que sin duda puede desincentivar el emprendimiento.
La complejidad del lenguaje y la falta de enlaces a guías prácticas son barreras adicionales
El diseño de las webs oficiales también es objeto de crítica en el informe. Muchas plataformas presentan problemas de contenido y también de empleo/usabilidad. Por ejemplo, el portal Importass, lanzado por la Seguridad Social, ha intentado acercarse a los autónomos con un lenguaje más accesible y un diseño más limpio, pero sigue presentando deficiencias. Para Prodigioso Volcán, la ausencia de un menú principal, la falta de categorización de enlaces y la carencia de elementos interactivos son algunos de los problemas graves de diseño que podrían mejorar su indudable utilidad.
El informe destaca que un 33% de las páginas oficiales analizadas incluyen gráficos mal utilizados, que no aportan claridad, mientras que el uso excesivo de enlaces puede abrumar al usuario y dificultar la navegación. En algunos casos, los portales carecen de barras de progreso o indicadores que permitan al autónomo saber en qué parte del trámite se encuentra, lo que aumenta la sensación de desorientación.
Un ejemplo llamativo es el de las instrucciones para completar el Código Nacional de Actividades Económicas (CNAE) o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Estos códigos son esenciales para darse de alta, pero la falta de explicaciones claras sobre su significado y cómo encontrarlos deja a muchos autónomos bloqueados. La dependencia de términos técnicos y la falta de enlaces directos a guías prácticas son barreras adicionales que podrían solucionarse fácilmente con un diseño más intuitivo.
Los expertos recomiendan la creación de un portal único que aglutine toda la información y los trámites necesarios
Esta consultoría especializada no se limita a identificar problemas, sino que también propone soluciones concretas para mejorar la experiencia de los autónomos. Entre las recomendaciones más destacadas está la creación de un portal único que aglutine toda la información y los trámites necesarios. Este portal debería estar diseñado con un enfoque en la claridad, utilizando elementos interactivos como tutoriales en vídeo, infografías y simuladores que permitan a los futuros autónomos entender el proceso paso a paso.
El informe también aboga por un uso más eficaz del lenguaje, eliminando tecnicismos innecesarios y ofreciendo explicaciones detalladas en un tono cercano y accesible. La información clave debería presentarse en resúmenes destacados, con títulos intuitivos y jerarquías visuales que faciliten la lectura.
En cuanto al diseño, se propone la incorporación de barras de progreso, menús intuitivos y sistemas de búsqueda avanzados que permitan a los que desean emprender encontrar la información de manera rápida y eficiente. Además, se sugiere simplificar el ecosistema digital, eliminando duplicidades y reduciendo la cantidad de enlaces externos que distraen al usuario.
Los trámites administrativos son uno de los principales obstáculos para los emprendedores
El informe es una llamada de atención sobre las carencias estructurales de las administraciones públicas en España. Si bien el autoempleo es una de las principales vías de sustento para millones de personas, los obstáculos administrativos pueden convertirse en un freno sustancial para quienes desean emprender.
“Recientemente, el Ministerio de Trabajo y Economía Social ha inaugurado el Portal del Trabajo Autónomo, lo que es una iniciativa positiva”, concluyeron Judith González y Ana Pina. “Sin embargo, es difícil encontrar esta página: no aparece en las primeras posiciones de los navegadores y no está enlazada en ningún portal relacionado con este tema…”.
Simplificar los trámites, unificar la información, comunicar de manera clara y accesible no beneficiaría solamente a los autónomos, sino que fortalecerá la confianza de la ciudadanía en sus instituciones. En un país donde el emprendimiento es clave para la economía, visto el tamaño medio de nuestros pequeños y medianos negocios, es fundamental que las administraciones públicas den un paso adelante para facilitar el camino a quienes desean trabajar por cuenta propia.
