Un nuevo servicio de la Seguridad Social puesto en marcha en noviembre permite la gestión de las notificaciones de actos administrativos entre los autónomos y la Tesorería de manera más rápida y sencilla. En particular, los trabajadores por cuenta propia que quieran entrar en nombre propio en la sede electrónica para firmar documentos, podrán acceder con menores trabas al permitir realizar los trámites desde el teléfono móvil y sin certificado digital.
Después de que la Tesorería pusiera en marcha la nueva Firma Sin Certificado -que no requiere de certificado electrónico para firmar los documentos-, ahora ha desarrollado un servicio digital para utilizar de forma efectiva esta herramienta, que permitirá simplificar la firma de acuses de recibo en gestiones necesarias para la actividad -como puede suceder en la tramitación de inscripción de empresas, trámites relacionados con la recaudación o la gestión de los empleados a cargo, entre otros-.
Como novedad, el nuevo sistema permite a los usuarios identificarse también con cl@ve PIN para acceder a la firma de notificaciones telemáticas de los autónomos cuando lo hagan en nombre propio, para realizar el procedimiento después con la nueva Firma Sin Certificado.
Los autónomos podrán firmar documentos y actos de la Seguridad Social desde sus teléfonos móviles
El pasado agosto, una resolución de Seguridad Social publicada en el BOE estableció los sistemas de Firma Sin Certificado, que no requieren de certificado electrónico para firmar. El certificado electrónico es un programa digital que se instala en el navegador para poder justamente firmar documentos telemáticos, a fin de garantizar la identidad en Internet.
Este certificado electrónico sirve para poder suscribir documentos o para remitirlos a la Tesorería o al INSS, pero con las complicaciones de su solicitud, instalación, comprobación y renovación -ya que su validez caduca cada cierto tiempo- en los dispositivos.
Ahora, los autónomos pueden entrar con cl@ve PIN, y aplicar la nueva Firma Sin Certificado en el apartado de firmas telemáticas, para “simplificar y facilitar” el procedimiento electrónico, según apuntaron desde la propia Seguridad Social. Dado que se trata de un cambio en la gestión de documentos con la Tesorería, hasta finalizar este proceso, convivirán varios sistemas de firma electrónica, si bien los trabajadores por cuenta propia ya pueden comenzar a utilizar esta vía, reduciendo las trabas que podía presentar el certificado digital.
Sí se requerirá identificación y consentimiento para dar validez a la firma del documento. El autónomo tendrá que introducir su número de teléfono móvil. y dar el consentimiento de firma mediante una manifestación expresa de conformidad -donde se recoge la voluntad de firma-.
Como explicaron desde la Seguridad Social, a este número móvil se le enviará un código de seguridad a través de mensaje SMS necesario para completar el procedimiento de firma. En este caso, si el autónomo se identificará con Cl@ve PIN y tendrá que introducir el móvil registrado en Cl@ve.
Así, cuando el contribuyente realice el acceso en nombre propio para consultar y firmar únicamente las notificaciones dirigidas a su nombre, “podrá acceder, además de con un certificado electrónico admitido o clave permanente, con clave PIN, y en ese caso la firma se realizará con el sistema de Firma Sin Certificado”.
El servicio está diseñado para permitir la gestión de las notificaciones de actos administrativos entre los organismos o entidades de la Seguridad Social con los autónomos, las empresas y el resto de contribuyentes, facilitando la tramitación de:
- Los actos dictados por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) en materia de inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización, liquidación, recaudación, sanciones e impugnaciones.
- Las resoluciones emitidas por el Instituto Nacional de la Seguridad Social.
- Los actos y resoluciones emitidos por el Instituto Social de la Marina.
- Por otra parte, para aquellos trabajadores por cuenta propia que deben gestionar grandes volúmenes de notificaciones, la Seguridad Social también ofrece un “canal adicional”, de forma que los usuarios autorizados pueden consultar y firmar notificaciones telemáticas por medio de sistemas de terceros -intermediarios-.
Los autónomos también pueden acceder a un informe detallado de todas sus actividades de alta en la Seguridad Social
La Seguridad Social también habilitó recientemente otro nuevo servicio en el sistema RED que permite a los autónomos obtener un informe completo de sus actividades, pudiendo comprobar cuáles están declaradas ante la Tesorería en cada momento.
Este informe es importante para justificar la pertenencia a determinados colectivos con condiciones especiales de cotización, como sucede con los autónomos artistas o aquellos dedicados a la venta ambulante, de forma que puede ser necesario ahora que ha comenzado la regularización de cuotas de 2023 para los trabajadores por cuenta propia.
Los autónomos están obligados a relacionarse con la Tesorería por medios electrónicos
La Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, estableció los comienzos de una Administración “totalmente electrónica, interconectada y transparente”, a fin de agilizar los procedimientos administrativos y reducir los tiempos de tramitación.
Es a través de esta ley que se reguló la obligación de las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, cualquiera que ejerza una actividad profesional que requiera colegiación de relacionarse con las Administraciones públicas de manera electrónica, además de establecer este tipo de comunicaciones como preferentes.
En cuanto a la sede electrónica de la Seguridad Social en particular, la Orden ISM/903/2020 obliga a recibir las notificaciones por vía electrónica a las personas jurídicas, los autónomos no incluidos en el punto anterior que estén obligados a incorporarse Sistema RED, y las personas no obligadas a su uso que se hayan adherido de manera voluntaria, entre otras.
Desde entonces, la Administración ha ido adaptando paulatinamente sus sistemas y normativas para cumplir con los requerimientos de la ley, si bien el tratamiento telemático de los procedimientos y la creación de ciertas herramientas digitales también está simplificando las tareas para autónomos y asesores fiscales.
