El momento se acerca y más vale ponerse al día ya. Llega Verifactu o la factura electrónica (Factura-e), a elegir, con sus pros y sus contras. Es una de las cuestiones que se dilucidó en un evento organizado por TeamSystem y que contó con la presencia de dos importantes «actores» para explicar y exponer dos realidades: la de la Agencia Tributaria, con Joaquín Maroto, inspector de Hacienda y uno de los responsables del despliegue de Verifactu, y Fernando Santiago, presidente del Consejo General del Colegio de Gestores Administrativos. Muchas preguntas que surgieron online o en el mismo escenario y que seguro que también te haces o te harás como autónomo, empresario o asesor.
La primera conclusión es que todo ello supondrá un «impacto grande» y que habrá que «evangelizar» a todo aquel que no sepa o no quiera saber nada sobre una nueva realidad que han avisado que será inevitable y casi inmediata, porque el calendario de implantación comienza en julio de 2025 y concluirá en julio de 2026, con la obligatoriedad para autónomos. Se retrasó para hacerlo más escalonado y dar más tiempo a implementarlo.
Y parece que hay trabajo de por medio, porque según el Estudio sobre factura electrónica de TeamSystem, tan solo el 12% de las empresas conoce bien la normativa, mientras que el 47% duda de su beneficio y el 69% de autónomos y el 46% de pymes aún siguen usando facturas manuales. Ante este panorama, avisan que el reciclado es obligado y que «el QR formará parte del día a día». Hacer caso omiso a la nueva ley supondrán «sanciones muy graves», de hasta 50.000 euros, avisó el inspector.
La Agencia Tributaria lo tiene claro: «evitar el fraude y la doble contabilidad»
Durante su intervención, Joaquín Maroto expuso las características y plazos del nuevo sistema, tanto si se opta por Verifactu como por una facturación electrónica diferente. Confirmó que los «servicios ya están en producción» pero que no hay que asustarse en cuanto a complejidad, puesto que «no cambia nada», salvo la implantación del QR, que facilitará la «seguridad y trazabilidad».
Maroto no dudó en recomendar Verifactu, por ser gratuito, sencillo y que ahorrará cualquier gestión que sí habría que hacer con la Factura-e, ya que en este caso se «exigirán más requisitos de seguridad». Verifactu supone ahorrarse la firma electrónica, el registro de eventos y la conservación de documentos; «no obliga a usar un sistema de digitalización», explicó, algo que sí ocurre con la factura electrónica.
A modo de resumen, así quedarían las principales diferencias que comentó Maroto entre Verifactu y la nueva factura electrónica que se podrá elegir:
| Característica | Verifactu | Factura electrónica |
|---|---|---|
| Normativa de origen | Ley Antifraude (Ley 11/2021) y Real Decreto 1007/2023 | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
| Propósito principal | Control fiscal: remisión automática de facturas a la AEAT para trazabilidad y lucha contra el fraude | Digitalización: sustituir el papel y optimizar la gestión documental |
| Obligatoriedad | Opcional para usuarios finales, pero obligatorio para los programas de facturación desde julio de 2025 | Obligatoria para empresas y autónomos en operaciones B2B (según calendario de implantación) |
| Implementación | Solo mediante programas de facturación certificados que permitan el envío automático de registros a la AEAT | Puede hacerse con software privado o la plataforma pública de Hacienda |
| Envío a la AEAT | Remisión voluntaria (o automática) de registros de facturación a la AEAT en tiempo real o diferido | No necesariamente se envía a la AEAT, salvo requerimiento o en relaciones con la Administración Pública |
| Beneficio principal | Mayor control fiscal, reducción del fraude y cumplimiento normativo | Eficiencia, reducción de costes y modernización de procesos |
| A quién afecta | Empresas y autónomos que usen software de facturación certificado y quieran enviar registros a la AEAT; excluye a quienes ya están en SII | Todos los empresarios y profesionales en operaciones entre empresas y autónomos (B2B) |
«Verifactu es control, trazabilidad»
Como contrapunto, a continuación expuso su punto de vista Fernando Santiago. Tiene claro que «el dueño del juego ha puesto las reglas» y nada se puede hacer. «Verifactu es control, trazabilidad», afirmó, reconociendo que son palabras «desde la trinchera» pero que habrá que ver todo como una «oportunidad», a pesar de que supone un «mayor coste», «rompe hábitos» y, en definitiva, «no aporta nada».
Sin embargo, también señaló lo positivo, reconociendo que «ayudará a automatizar y ordenar», evitando sanciones y errores, y cribando a los buenos de los malos gestores o aquellos sin ética y con «chanchullos»: «deja fuera a los asesores de ‘no paga nada’ y ‘te lo arreglo'», apuntó.
Las 10 preguntas fundamentales de la nueva facturación electrónica
Lo más «jugoso» y práctico fue la parte de las preguntas online o in situ que la mayoría de empresarios, autónomos o asesores se hacen respecto a la nueva realidad en la facturación en España y que respondió directamente el inspector de Hacienda.
1. ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?
Debe incluir número y serie, datos fiscales del emisor y receptor, fecha de emisión, descripción del servicio, código QR y mención a la verificación en la AEAT.
2. ¿Están todos obligados a usar Verifactu?
La primera decisión que se debe de tomar es si usar o no Verifactu; si usar o no la modalidad, la factura electrónica, algo que deben de sopesar tanto asesores como clientes. ¿Se puede cambiar de modalidad durante el año? Sí. Si se activa el envío automático (Verifactu), hay que mantenerlo hasta el final del año natural en curso
3. Un bar y tributa en el régimen general del IVA ¿tiene que usar el nuevo sistema? ¿Y si está en régimen simplificado?
La respuesta a la primera pregunta es no. La normativa no cambia, si con carácter general no está obligado a expedir facturas, no tiene por qué usar este software, salvo los casos particulares que digan lo contrario.
4. Casos de obligación o no de facturar: un supermercado y una farmacia tributando en recargo de equivalencia, un agricultor y un gimnasio o academia
En este caso no está obligado a expedir factura, salvo que en la norma le diga lo contrario según su caso, como pasa con las farmacias, que estarán obligadas según su particularidad legal.
En el caso de un agricultor que entre una cosecha a la cooperativa, incluyendo la compensación, no está obligado a emitir factura; ¿y el caso de un gimnasio o academia? Hay que facturar a los clientes de forma individualizada, con lo que sí están obligados a la emisión.
5. ¿Se podrán realizar facturas en modo borrador?
Se podrán hacer, pero no tiene ningún valor fiscal, pero posteriormente hay que dar la factura definitiva.
6. Si se contrata un asesor, ¿quién tiene responsabilidad en caso de error u omisión?
El cumplimiento material recae en el asesor, pero la responsabilidad recae en el titular. Se puede delegar, no obstante, el cumplimiento en un asesor o gestor, pero la responsabilidad sigue siendo la misma en quien delega.
7. ¿Un arrendador está obligado a emitir factura?
Si es persona física y lo declara como rendimiento de capital inmobiliario, no está obligado; sí, si lo hace como rendimiento de actividades económicas.
8. ¿Qué ocurría en caso de corte eléctrico o fallo?
Una pregunta lógica tras el reciente apagón: no pasa nada, puesto que los registros se guardarán y remitirás luego, indicando la incidencia.
9. ¿Qué sucede si soy autónomo y facturo poco?
Si emites menos de 100 facturas al año, podrás usar el sistema gratuito Verifactu de la Agencia Tributaria. Si facturas a particulares, de momento no es obligatorio.
10. ¿Se pueden modificar las facturas emitidas con Verifactu o cambiar la modalidad?
No. Una vez emitida y enviada a Hacienda, la factura no se puede modificar ni borrar. Si hay errores, se debe emitir una factura rectificativa.
